- Наиболее распространенные следующие два способа оформления использования личного автомобиля работника для выполнения служебных задач.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса (далее - ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Работодатель чаще всего предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (постановление Правительства РФ от 8.02.2002 №92): - для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см - 1200 руб.; - для автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см - 1500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2.07.2013 №563): - для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см - 2400руб., с объемом двигателя более 2000 куб. см - 3000руб.; - для мотоциклов - 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

При наличии соответствующих финансовых средств образовательная организация может взять на вооружение вышеназванные нормативы для федеральных государственных гражданских служащих.

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды.
Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 Гражданского кодекса (далее - ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором - указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.
В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором отражаются все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т. п.).

При выборе одного из вышеуказанных способов оформления надо учитывать и то, что с доходов работника в виде арендной платы организация удержит налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ).