Так, к примеру, во Франции с 1749 года от работника при приеме на работу требовалось предъявить документ от предыдущего нанимателя. Этот порядок был введен с целью борьбы с бродяжничеством. С 1781 года были введены «трудовые книжки» (фр. Livret d’ouvrier). Они были отменены во время Великой французской революции, но вновь введены в 1803 году при Наполеоне. До 1854 года трудовые книжки постоянно находились у нанимателя.
В Германии трудовые книжки (нем. Arbeitsbuch) были введены 1892 году, а позднее (1935-1945 гг.) вводилась система трудовых книжек, обязательных для всех работников. В послевоенной ГДР трудовые книжки существовали до 1967 года.
В Италии они существовали в 1935-1997 годах, затем были заменены трудовой информационной системой (SIL, Sistema Informativa Laboro).
В Словении трудовые книжки (словен. Delovna knjižica) применялись в 1990-2009 годах, позднее их заменила база данных пенсионного фонда.
В России трудовые книжки появились в 1918 году.
Правовое закрепление трудовая книж­ка получила в Правилах о трудовых книжках (Приложение к статье 80‑й Кодекса законов о труде 1918 года. Собрание узаконений и распоряжений Рабочего и Крестьянского правительства РСФСР. 1918; №87‑88. Ст. 905), что явилось первым опытом оформления трудовых отношений.
Трудовая книжка упраздняла любые удостоверения личности для лиц, трудившихся по найму; членов советов и правлений акционерных обществ, частных торговцев, биржевых маклеров, торговых и коммерческих посредников и прочее.
В 1919 году ВЦИК издал декрет «О введении трудовых книжек в городах Петрограде и Москве».
В 1923 году трудовые книжки были упразднены и на смену им были вновь введены удостоверения личности.
В 1926 году постановлением Совета народных комиссаров СССР были введены книжки под названием «Трудовой список».
С 1939 года в СССР вновь введены трудовые книжки единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений.
В 1973 году Совет Министров СССР и ВЦСПС в целях дальнейшего улучшения порядка ведения трудовых книжек рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, а также повышения воспитательного значения трудовых книжек в деле укрепления трудовой дисциплины приняли постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих».
В настоящее время понятие трудовой книжки определено нормами Трудового кодекса Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей), постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовую деятельность работника.
В свою очередь работодатель, принимая на работу того или иного работника, может оценить его профессиональный уровень и причины увольнения с предыдущих мест работы.
Однако современные условия цифровизации требуют передачи информации в электронной форме. В связи с этим в Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации прорабатывался вопрос об отмене трудовых книжек в России с 2012 года, что вызвало ряд дискуссий и опасений, касающихся ответственности и сохранности персональных данных работников, надежности хранения таких сведений в какой-либо электронной базе данных.
В настоящее время данный вопрос снова актуален. Министерство труда и социальной защиты РФ разработало проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» и сопутствующие ему законопроекты.
Разработка соответствующих нормативных правовых актов предусмотрена программой «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2017 года №1632‑р.
Согласно законопроекту сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основаниях прекращения трудового договора) формируются путем передачи работодателем этих сведений в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации в электронном виде по утверждаемой ПФР форме. В эту форму включаются сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и награждениях (поощрениях).
Сведения об образовании предлагается не включать, поскольку работодатели имеют возможность самостоятельно проверять подлинность данных документов, предъявляемых работниками при трудоустройстве, в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.
Предполагается, что начиная с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности будут передаваться в информационную систему ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года - при наступлении кадрового события не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
При заключении трудового договора работник сможет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, или полученные в ПФР либо посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе или в электронном виде.
Учитывая, что сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, на данные сведения будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета, который будет храниться в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица. Срок хранения работодателем сведений о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде планируется установить три года.
При увольнении работодатель будет выдавать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у него на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, что позволит исключить риски несвоевременного получения сведений в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам, для последующего трудоустройства.
Законопроект предусматривает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.
Предполагается, что с 1 января 2027 го­да трудовые книжки на бумажном носителе вестись не будут.
По мнению авторов законопроекта, предлагаемые изменения дают ряд преимуществ - таких, как сохранность персональных данных в единой информационной системе ПФР; дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя; снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота и прочее. Планируется, что законопроект вступит в силу с 1 января 2020 года.
Также подготовлены изменения в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 года №27‑ФЗ: индивидуальный лицевой счет дополняется разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица», содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и должности, сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Согласно законопроекту формирование сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в форме электронного документа осуществляется работодателями с использованием своих программно-технических средств, либо для этих целей ПФР на безвозмездной основе будет предоставлен электронный сервис.
С целью своевременной передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР Минтрудом России также подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника либо предоставление данных сведений в неполном объеме или искаженном виде». Поправки предусматривают установление с 2021 года административной ответственности в виде предупреждения должностных лиц за соответствующие нарушения в случае их неоднократного совершения в течение года (статья 5.27 КоАП РФ).
Указанные законопроекты в настоящее время направлены на согласование в федеральные органы исполнительной власти и на рассмотрение в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений, Общественный совет при Минтруде России.
В соответствии с действующим трудовым законодательством при увольнении работника работодатель обязан указать в трудовой книжке причины принятого решения, сославшись на конкретную статью ТК РФ.
Перевод информации, содержащейся в трудовой книжке, на цифровой носитель, создает лишь электронный аналог трудовой книжки.
В этой связи в условиях активного развития цифровой экономики при переходе с бумажного носителя на цифровую форму важным является сохранение всех социально-трудовых прав и гарантий работников.