Автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений, в том числе учреждений образования, уделялось много внимания еще в советское время. С этой целью создавались так называемые машинно-счетные станции, на базе которых были организованы централизованные бухгалтерии. В централизованных бухгалтериях велась и сейчас ведется обработка бухгалтерской информации, накопленной за период. Это учет постфактум, и анализировать эту информацию можно только для принятия решений на будущее.

В последние годы идет процесс децентрализации управления образованием. Сегодняшнее законодательство предусматривает, что учреждение образования становится самостоятельным хозяйствующим субъектом, действующим на основании устава и имеющим свой счет в отделении казначейства. Помимо финансирования из бюджета учреждения образования могут получать средства и имущество как благотворительную помощь от юридических и физических лиц, гуманитарную помощь, гранты, другие целевые средства. Учреждения образования также получили разрешение вести предпринимательскую деятельность, то есть они имеют возможность зарабатывать собственные средства и самостоятельно расходовать их на уставную деятельность.

При централизации учета в том виде, как он велся раньше - в большинстве своем «котловым методом», уже достаточно трудно организовать ведение налогового учета с составлением бухгалтерской и особенно налоговой отчетности по каждому учреждению отдельно. Поэтому многие учреждения образования выделяются из централизованной бухгалтерии и ведут учет самостоятельно.

Сегодня актуальна задача эффективного использования средств, полученных из всех источников. Кроме того, актуальна задача использования средств именно по целевому назначению, иначе наступает ответственность в соответствии с бюджетным и налоговым законодательством.

Появление персональных компьютеров позволило вести бухгалтерский учет в реальном времени. Современная компьютерная учетная программа - это не только калькулятор, способный обработать большой объем данных. В настоящее время на компьютере можно вести весь регламентированный документооборот и в любой момент получать всю необходимую информацию. Главная задача бухгалтера сегодня - анализ накопленной в программе информации. На первый план выдвигаются контрольно-аналитические функции бухгалтерской службы.

Практика последних лет свидетельствует о постоянном увеличении нагрузки на бухгалтерскую службу, поэтому ни у кого не возникает сомнений в целесообразности применения для ведения учета современных вычислительных средств. Однако все упирается в финансирование для приобретения компьютерной техники и программного обеспечения. К сожалению, в сметах учреждений образования по бюджету эти статьи долгое время не были предусмотрены. Только те, кто зарабатывал средства самостоятельно, могли себе позволить автоматизацию.

С введением в действие федеральной целевой программы «Электронная Россия», основная цель которой - повышение эффективности функционирования экономики и государственного управления на базе информационных компьютерных технологий, ситуация изменилась - теперь на государственном уровне выделяются средства на автоматизацию управленческой деятельности бюджетных учреждений, в том числе учреждений образования. Кроме федеральной программы, аналогичные программы предусмотрены в бюджетах многих регионов России.

В рамках программы планируется и уже осуществляется переход государственного управления на электронный документооборот, подключение к телекоммуникационным сетям и обеспечение доступа в интернет для органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных организаций, в том числе учреждений образования.

Переход государственного управления на электронный документооборот предполагает использование информационных технологий, в том числе для ведения бухгалтерского учета и сбора в электронном виде бухгалтерской и налоговой отчетности.

Специально для бюджетных учреждений разработан спектр программных продуктов на платформе «1С:Предприятие», позволяющих организовать комплексное ведение бухгалтерского учета, кадрового учета, расчета заработной платы, учета финансирования, сметного планирования, сбор и консолидацию отчетности. Сегодня программные продукты системы - одни из самых массовых по применению в бюджетной сфере. Большинство учреждений используют типовые решения, или, в терминологии «1С», типовые конфигурации программ системы «1С:Предприятие». Это программы «Бухгалтерия для бюджетных организаций», «Бухгалтерия для распорядителей бюджетных средств», «1С:Свод отчетов», «1С:Зарплата и Кадры» и др. Кроме того, есть ряд совместных специализированных решений, например, для тарификации работников образования и т.д.

В типовом решении первичные документы, порядок учета, регистры учета, отчетные формы строго соответствуют текущему законодательству. В связи с изменением законодательства, регламентирующего бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях, разработчики оперативно вносят изменения в программы и доводят эти изменения до пользователей.

В типовых решениях широко используются последние достижения безбумажного документооборота - это ведение бухгалтерского документооборота, возможность обмена информацией о расчетно-платежных операциях с казначейскими системами, системами типа «Клиент-банк», возможность загрузки в электронном виде обновленных государственных классификаторов - бюджетных классификаторов, классификаторов ОКОФ, ЕНАОФ, адресных классификаторов МНС РФ, возможность выгрузки в электронном виде бухгалтерской отчетности бюджетополучателя с дальнейшей загрузкой ее распорядителем бюджетных средств для подготовки консолидированного отчета, формирование в электронном виде налоговой отчетности и многое другое.

В качестве методической поддержки пользователей издается дополнительная литература по ведению учета и формированию отчетности с использованием программных продуктов.

Как показывает практика, более 70% учреждений удовлетворяют возможности типового решения. Использование типового тиражного решения позволяет существенно снизить стоимость автоматизации и сократить сроки внедрения. При необходимости типовые решения дорабатываются IT-специалистами учреждения-пользователя или специалистами сети внедренческих организаций «1С:Франчайзинг».

Применение типового тиражного решения в масштабах, например, Управления образования позволяет организовать учет и составление отчетности на единых методологических принципах во всех подведомственных организациях (или филиалах, если речь идет о вузе). Это существенно облегчает контроль за исполнением сметы доходов и расходов подведомственных организаций.

Немаловажными являются возможности подключения внешних отчетов, сохранения любых отчетов в виде excel-файлов, обмен информацией в виде xml-файлов, что позволяет организовать электронное взаимодействие учреждений образования и контролирующего органа.

Эффективность управленческой деятельности во многом определяется уровнем подготовки кадров.

Переход государственного управления на электронный документооборот требует освоения финансовыми работниками бюджетных учреждений современных офисных программных продуктов, компьютерных систем бухгалтерского учета, овладения навыками работы со справочно-правовыми информационными системами, с интернетом.

В силу ряда причин в бухгалтерских службах бюджетных учреждений работает наименее подготовленная часть бухгалтерских кадров и как пользователей компьютерных программ, и в части современных бухгалтерских знаний. Это относится не только к рядовому, но, к сожалению, и к руководящему составу многих бухгалтерских служб. Поэтому профессиональная подготовка и переподготовка бухгалтерских кадров сегодня является острой необходимостью. Еще актуальнее эта задача будет стоять завтра - в связи с грядущими серьезными изменениями в бухгалтерском учете бюджетных учреждений.

Ксения СЕРГЕЕВА, руководитель отдела разработок бюджетных программ фирмы «1С»