- В случае несовпадения даты окончания командировки и даты отправления транспортного средства в проездном документе решение об оплате проезда может быть принято руководителем бюджетного учреждения.
Однако следует принимать во внимание, что данный вопрос действующими нормативными документами не урегулирован и является спорным, поэтому существует вероятность разногласий с налоговыми органами и органами финансового контроля.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, в частности на проезд (ст. 167 и 168 ТК РФ).
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (далее - Положение). Согласно пункту 4 Положения днем приезда из командировки считается дата прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы. Документом, подтверждающим срок пребывания работника в командировке, является командировочное удостоверение (п. 7 Положения).
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда в место командирования и дате выезда из него.
Данные пункты Положения порождают спорные ситуации в случае несоответствия даты выбытия согласно командировочному удостоверению и даты отправления транспортного средства, указанной в проездном документе. Так, в ряде писем Минфина России изложена позиция, согласно которой расходы на проезд в таком случае квалифицируются не как командировочные, а как расходы по возвращению с отдыха, и при их компенсации облагаются НДФЛ (например, письма Минфина России от 01.04.2009 №03-04-06-01/74, от 26.03.2009 №03-03-06/1/191 и от 05.08.2008 №03-04-06-01/246). Используя эти разъяснения, следует иметь в виду, что они не являются нормативными правовыми актами, а разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, уполномочен давать Минздравсоцразвития России.
Вместе с тем в ряде постановлений судов установлена экономическая обоснованность данных расходов, поскольку действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение рассматриваемых дат в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно (например, постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 №Ф09-3838/07-С2 и от 04.05.2007 №Ф09-3119/07-С2). Суды также учитывали, что затраты на проезд были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в командировке.
Таким образом, можно принять к оплате данный проездной документ (в случае, если срок командировки не продлевался) при соблюдении следующих условий:
- достижение сотрудником цели командировки, указанной в служебном задании;
- наличие соответствующих отметок в командировочном удостоверении, документальное подтверждение расходов на проезд;
- согласование задержки выезда работника из места командировки с руководителем учреждения;
- совпадение даты фактического выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы с датой, на которую приобретен проездной билет.
Расходы на проезд к месту постоянной работы в этом случае можно считать целевыми, относящимися к данной командировке. Соответственно суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании абзаца 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ и учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, указанных в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ (в случае осуществления учреждением расходов за счет приносящей доход деятельности).
Обращаю особое внимание, что в случае продления срока командировки приказом по учреждению оплата проезда сотруднику производится в общеустановленном порядке.