Комментарий «УГ»

*См. также статью Дмитрия ПУТИНЦЕВА «Брат ЕВФРАТ», №16, 2008 год, «ИКТ в образовании».

За день офисный работник обрабатывает в среднем до 40 бумажных и электронных документов. Огромное количество их стабильно теряется на широких столах руководства, в стопках других бумаг, а то и просто по ошибке выбрасывается в мусорную корзину. А ведь потеря важного документа чревата серьезными последствиями - ухудшением отношений с деловым партнером, срывом сделки, отсрочкой принятия важного решения и так далее.

Между тем уже давно на рынке существует большое количество программных решений, позволяющих упростить и четко организовать работу с документами. И таким софтом активно пользуются многие организации в нашей стране. В Тулу подобные технологии пришли не сразу. Сначала на региональном рынке были представлены системы, которые были ориентированы на узкий круг клиентов (например, государственные органы) и тяжело адаптировались под разнообразные потребности компаний.

Теперь ситуация выглядит совсем по-другому. В различных организациях города успешно внедряются простые и гибкие системы электронного документооборота, которые способны заметно облегчить жизнь руководителей и рядовых сотрудников. Любой желающий может лучше узнать, как оптимизировать деятельность своего предприятия.

Система электронного документооборота может дать ответы на многие вопросы. Например: как ускорить процесс согласования документов, как оценить степень загрузки персонала, как защитить важную коммерческую информацию, как обеспечить быстрое вхождение в должность нового сотрудника и так далее.

Напрашивается вопрос: нужно ли думать об этом в условиях всеобщих финансовых трудностей? В качестве ответа можно вспомнить классический анекдот: «Почему вы пилите тупой пилой, это ведь очень долго и трудно?» - «Да некогда точить, пилить надо!»

Аналогичная ситуация складывается и сейчас. Некоторые компании продолжают «пилить тупой пилой» вместо того, чтобы сделать паузу и «заточить» инструмент. Но, к счастью, многие понимают, что именно в тяжелых условиях особенно необходимо задуматься, насколько эффективно работает та или иная структура. Системы электронного документооборота позволяют сотрудникам быстрее выполнять задания, связанные с подготовкой, обработкой и оборотом документов. А экономия рабочего времени - это экономия денег.

В период финансового кризиса, когда организации не могут позволить себе приобретать несколько различных систем, на первое место выходят те, которые способны выполнять несколько разных задач. Современные системы документооборота, кстати, могут решать и задачу управления отношениями с клиентами: вести базу клиентов, хранить историю контактов, отслеживать активность сотрудников, а также значительно облегчают процесс согласования договоров с клиентами. К сожалению, во многих организациях эти процессы еще недостаточно хорошо автоматизированы. Сегодня разработчики предлагают также и более широкие функциональные возможности в области работы с содержанием документов - полнотекстовый поиск, архив документов, интеграция с электронной почтой и другими офисными приложениями.

По мнению эксперта группы компаний «Кредо-С» Василия Сеничева, сегодня мы можем говорить о том, что извлечь вполне осязаемую пользу из, казалось бы, неосязаемой системы электронного документооборота способна любая организация. Ведь благодаря новым подходам сокращаются потери времени руководства и сотрудников, высвобождается время, которое может быть потрачено на выполнение ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, повышается исполнительская дисциплина. Не секрет, что обычно сотрудники не выполняют довольно значительную часть заданий. Используя возможности системы документооборота, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. В конце дня или недели можно посмотреть отчет и увидеть картину того, как выполняются те или иные решения.

Наконец, упорядоченный документооборот представляет собой базу знаний всей организации, что усиливает ее конкурентные преимущества. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

В последнее время особую актуальность приобретают системы, способные решать не только вопросы документооборота, но и ряд других сопутствующих задач. Например - управление договорами с учетом бюджета расходов, ведение финансового архива, управление отношениями с клиентами, построение системы менеджмента качества и так далее. И руководителю очень важно вовремя сделать правильный выбор.

Андрей ПАНИН, по материалам http://mk.tula.ru