Практически все современные автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС) имеют подсистему, которая обеспечивает возможность автоматизации технологических операций, выполняемых библиотекарями в ходе абонементного обслуживания. Это касается записи и регистрации читателей, фиксации выдачи и возврата литературы, поисков и формирования списков должников и невозвращенных изданий, ведения статистики.

Отметим, что за рубежом для обозначения всего комплекса процессов обслуживания возникло новое понятие, не имеющее пока адекватного перевода на русский язык, - «Circulation». Оно включает в себя компьютерную регистрацию читателей, выдачу и возврат документов, а также все сопутствующие функции: автоматизированный контроль сроков возврата, наложение взысканий и прочее. Сюда также заложены возможности автоматизированного анализа состава читателей по всем предусмотренным программой признакам, осуществление заказа на литературу (в том числе и дистанционно), учет посещаемости, построение кривых посещаемости по месяцам, дням недели, часам в пределах дня для определения оптимального расписания работы библиотеки и так далее.

Полная автоматизация позволяет снизить трудозатраты, а главное, сократить время обслуживания, что особенно важно и библиотекарю, и читателям. Однако тут есть ряд сложностей, которые заставляют многих руководителей наших библиотек отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее.

Для введения и полноценного функционирования данной системы целесообразно иметь несколько компьютеров, объединенных в локальную сеть, несколько принтеров (в том числе для печати заказов читателей) и полный электронный каталог (ЭК). То есть библиографические описания всего фонда должны быть введены в компьютерную базу. Центральным звеном автоматизации процессов обслуживания становится использование штрихового кодирования.

Из истории

Изобретение линейного штрихового кодирования приписывают американским ученым Норманну Вудленду и Бернарду Cильверу, которые впервые применили его в 1949 году для маркировки продуктов в супермаркете. Прототипом отображения этого кода была азбука Морзе. Тире и точки вытянули вниз, и получилась последовательность широких и узких линий, разделенных пробелами, с нанесенными под ней цифрами - штрих-код, или бар-код (bar-code).

С изобретением лазера появилась считывающая лазерная установка (сканер). Тонкий луч, двигаясь по изображению штрих-кода, поглощается темными полосками и отражается белыми. Свое завершение штриховое кодирование получило в корпорации IBM с использованием компьютера для обработки кода. 3 апреля 1973 года считается официальным днем рождения штрих-кода, важного события в истории логистики (науки управления материальными и информационными потоками).

Наиболее распространены 12-разрядный UPC (Universal Product Code) - Универсальный товарный код и 13-разрядный EAN (European Article Numbering) - Европейский товарный код. В них записана информация о стране происхождения продукции (за Россией закреплен диапазон 460-469), фирме-изготовителе, типосорторазмере продукции. Их применение значительно снизило стоимость учетных работ на складах, уменьшило издержки обращения, повысило уровень контроля за состоянием запасов и так далее. Сейчас штрих-код можно встретить на лекарствах и колбасных изделиях, обуви и промышленном оборудовании, а миниатюрные штрих-коды, например, применяют для отслеживания миграции птиц и даже насекомых.

Штрихованные книги

Штрих-кодирование уже используется многими библиотеками России. Технологически это выглядит следующим образом: каждая единица хранения снабжается самоклеющейся этикеткой со штрих-кодом. Им же снабжают и читательские билеты. При этом:

1) Штрих-код заменяет при учете инвентарные номера единиц хранения, оставаясь фактически единственным уникальным номером документа.

2) Подобный способ позволяет не вводить инвентарные номера или номера читательских билетов вручную с клавиатуры, а поручить это устройству для считывания штрих-кодов с наклеек на билетах и книгах, что повышает оперативность обслуживания и обеспечивает безошибочность ввода информации.

3) Возникает возможность отказаться от традиционных читательских формуляров и перейти к обслуживанию только через компьютер.

4) Для библиотек, имеющих филиалы, становится реальным:

обеспечить через Интернет доступ филиалам к главному серверу (единой базе данных фундаментальной библиотеки);

информировать всех пользователей в оперативном режиме о новых поступлениях;

ввести единый читательский билет и создать единый электронный читательский формуляр, обеспечивающий контроль задолженности читателей на всех точках обслуживания и ведение общей статистики по книговыдаче, посещаемости и прочее.

Технические условия

Для внедрения штрих-кодирования необходимы:

компьютер на кафедре выдачи, включенный в локальную сеть/Интернет;

штрих-кодовый принтер;

специальное программное обеспечение для печати, которое покупается вместе с принтером или отдельно (например, BarCodeMaker);

лента самоклеющихся этикеток;

ручной лазерный штрих-кодовый сканер, считывающий с расстояния до 5 см.

Этапы внедрения

1) Внедрение АБИС (в нашем случае это «MARK-SQL», версия 1.6, разработанная НПО «Информ-система»).*

2) Подготовка фонда - сверка с ЭК.

3) Печать штрих-кодов (в библиотеке МГПУ используется внутренний штрих-код EAN-128: 7-разрядный для книг и 6-разрядный для читательских билетов).

4) Оклеивание книг этикетками со штрих-кодом.

5) «Привязывание» штрих-кода к ЭК, то есть ввод в каждую библиографическую запись уникального штрих-кодового номера на каждый экземпляр издания.

6) Наклеивание на читательские билеты этикеток с кодом.

7) Внесение в компьютер данных о читателях и их штрих-кодов.

8) Снабжение новых поступлений в процессе учета штрих-кодом (вместо инвентарного номера).

9) Со временем - отказ от бумажных читательских билетов и переход к пластиковым карточкам.

Работа на абонементе

Как же выглядит работа на абонементе по-новому? Теперь, когда все книги и читатели пронумерованы в компьютере, программе остается просто соединять «номера». На экран выдаются данные о читателе, о книгах и сроках возврата.

Выдача книги

По предъявлению читательского билета в подсистеме «Абонемент» в меню «Регистрация» сканируется читательский билет. На экране высвечиваются данные о читателе (виртуальный читательский формуляр): в левом окне - ФИО и адрес, в правом - вверху заказанные книги, внизу - перечень выданных книг. Через меню «Выдать книгу» открывается следующее меню, где устанавливается срок возврата и сканируется штрих-код книги.

В памяти машины фиксируется вся выданная литература. По просьбе читателя можно распечатать его электронный формуляр.

Возврат книги

При сканировании штрих-кода читательского билета автоматически находится виртуальный формуляр. В меню «Возврат книги» сканируется штрих-код книги. На экране появляется запись о снятии книги с читателя.

Продление срока пользования книги

При предъявлении читательского билета и книги сканируются их штрих-коды и устанавливается новый срок возврата.

Контроль за выданной литературой

1) Выделить нужную книгу в виртуальном формуляре.

2) В меню «Отчеты» выбрать «Информацию о выданной книге».

3) Чтобы найти, за кем числится потерянная книга, в меню «Отчеты» выбирается «Книги, выданные за период» и устанавливается срок перерегистрации - 1 сентября. В сгенерированном файле поиск идет по штрих-коду потерянной книги.

Работа с задолжниками

Через меню «Отчеты» в любое время генерируется файл с перечнем читателей-должников, книг и сроков возврата. В электронном читательском формуляре такая книга помечается красным, и должники автоматически временно лишаются права пользования библиотекой.

Статистика

В меню «Отчеты» можно узнать:

сколько книг выдано за определенный период (день, год и т.д.), в том числе по категориям читателей. Отдельно вывести статистику по конкретному филиалу библиотеки;

общее количество читателей по категориям и за определенный период. (Бывшие читатели стираются из списка читателей, но при этом автоматически вписываются в «Журнал бывших читателей»);

кому и когда выдавалась конкретная книга;

обращаемость литературы (спрашиваемость);

количество книг на руках.

Теледоступ и автоматизированный заказ литературы через локальную сеть или Интернет

Читатель входит в сеть с любого удобного для него компьютера и регистрируется в библиотечной системе под своей фамилией и своим номером. В режиме поиска читатель ищет нужную информацию. Затем в режиме просмотра делает нужную отметку и переходит в режим автоматизированного заказа.

Дежурный библиотекарь получает заказы, распечатывает их, подбирает литературу и передает ее на кафедру выдачи.

Выбор за вами!

Свой опыт автоматизации процесса библиотечного обслуживания на абонементе мы неоднократно демонстрировали для библиотекарей - слушателей курсов повышения квалификации, организуемых АПКиПРО совместно с ГНПБ имени К.Д.Ушинского. Впоследствии к нам обращались специалисты педагогических и школьных библиотек за дополнительными консультациями. Опыт показывает, что далеко не все осознают, что создание электронного каталога для поиска литературы и базы данных читателей - лишь первоначальные этапы к автоматизированному библиотечному обслуживанию читателей. И только использование штрихового кодирования позволяет библиотекам получить прямую выгоду от автоматизации.

Конечно, могут возникнуть проблемы юридического закрепления факта выдачи книги (в традиционном процессе обслуживания он подтверждается подписью читателя). С переходом на автоматизированный режим приходится либо отказаться от подписи, либо сохранять бумажные формуляры и брать подпись читателя. Последнее решает сама библиотека, в зависимости от надежности работы локальной сети и сети Интернет.

Ольга ЮДАХИНА, заведующая филиалом № 15, Московского городского педагогического университета