Продолжение. Начало в №№5-7, 9, 11-12, 14-16, 18-20, 21, 23-25, 28, 31, 33, 36, 38, 40, 41, 44-46, 48, 49 за 2006 г., №2

8.3. Корректировка исполнения плана

1. Если не замечено каких-либо отступлений от плана или они настолько незначительны, что их можно не принимать во внимание, то никаких поправок не требуется.

2. Отклонения от плана, причины которых кроются в самом процессе осуществления плановых мероприятий, свидетельствуют, что процесс пошел хуже или лучше, чем предполагалось при разработке плана. В этом случае требуется внести необходимые изменения и скорректировать использование ресурсов. В данном случае изменения вносятся в процесс осуществления плана, в работу ответственных исполнителей.

3. Отклонения от плана, вызванные несоответствием первоначальных плановых показателей (мероприятий, ресурсов, отведенного времени, ожидаемых результатов) изменившейся деловой среде, требуют корректировки стратегии. В этом случае изменения отдельных ее элементов вносятся в плановый документ с соблюдением всех необходимых административных процедур.

4. Если же в результате промежуточной оценки хода выполнения плана выясняется, что в силу тех или иных причин решение определенных стратегических задач и осуществление действий становится нереальным или нецелесообразным, то на рассмотрение компетентных органов

и/или должностных лиц нужно вынести предложение о прекращении осуществления этих задач и действий. Нужно остановить исполнение конкретных плановых действий. В качестве альтернативы могут быть разработаны новые предложения для последующего включения в стратегический план, если он рассчитан на достаточно длительный срок.

8.4. Внешний мониторинг

Помимо внутренней оценки и корректировки хода осуществления плана, как правило, должен осуществляться внешний мониторинг.

8.4.1. Периодические отчеты

Если мониторинг текущей деятельности является преимущественно инструментом для внутреннего использования теми органами и организациями, которые ответственны за исполнение плана, то «Отчеты о ходе выполнения плана» предназначаются обычно для информирования вышестоящего органа или организации, а также партнеров по совместной деятельности. Отчеты могут использоваться и для информирования общественности, а также инвесторов или грантодателей.

Эти сообщения периодически готовятся и отсылаются в зависимости от времени исполнения плана и требований, предъявляемых к подобным отчетам уполномоченными органами и должностными лицами. Отчет должен содержать информацию, которая позволит заинтересованным лицам сделать объективные выводы как о ходе процесса осуществления стратегического плана, так и о продвижении к запланированным результатам. Предполагается также, что в документе будут представлены рекомендации по корректировке плана, которые требуют рассмотрения на более высоком уровне государственной власти, чем территориальный орган управления, непосредственно исполняющий план, или на уровне организации, выделяющей средства для его реализации.

Формат отчета зависит от требований, предъявляемых к нему заинтересованным органом или организацией. В качестве образца для периодического отчета о ходе выполнения долгосрочных и среднесрочных планов предлагается формат, представленный ниже. Он может использоваться и при исполнении других планов и программ, так как содержит разделы, без которых трудно сделать объективную оценку хода осуществления плана и принять решение о корректировке его исполнения или изменении указанных в нем целей, задач и действий.

Примерный формат «Отчета о ходе выполнения плана»

1. Резюме

1.1. Краткое изложение итогов мониторинга за отчетный период.

2. Использование ресурсов:

2.1. Трудовые.

2.2. Материальные.

2.3. Финансовые.

2.4. Вклад партнеров.

2.5. Соответствие плановым показателям.

3. Результаты, достигнутые в отчетный период

3.1. Осуществленные действия (мероприятия).

3.2. Оценка результатов этих действий.

3.3. Изменения, произошедшие во внешней среде.

3.4. Коррективы, внесенные в исполнение плана по результатам внутреннего мониторинга и внешнего контроля.

4. Реализация плановых задач и целей

4.1. Оценка достигнутых результатов с точки зрения продвижения к плановым целям и задачам.

4.2. Мнение относительно соответствия первоначальных плановых целей и задач изменениям во внутренней и внешней среде.

4.3. Мнение относительно возможности достижения первоначальных стратегических целей и задач с учетом хода осуществления плана.

4.4. Предложения по возможной модификации целей и задач плана.

8.4.2. Ревизии

Другим инструментом внешнего мониторинга осуществления планов являются инспекционные проверки, ревизии. Инициаторами и организаторами проверки выступают вышестоящие ведомственные органы, органы государственного вневедомственного контроля, инвесторы.

Ревизии могут быть плановыми и внеплановыми. В принципе каждый орган управления должен иметь календарное расписание проведения проверок хода осуществления планов подведомственных ему организаций и учреждений. Это расписание должно доводиться до сведения проверяемых. Необходимость проведения внеплановых проверок может быть вызвана сложившимися обстоятельствами, поступившими жалобами, требованиями компетентных и общественных органов.

Как плановые, так и внеплановые ревизии могут быть фронтальными (комплексными) и тематическими (целевыми). В первом случае инспектируется работа по выполнению плана в целом по всем направлениям. Во втором - конкретные аспекты работы (например, расход плановых ресурсов, исполнительская дисциплина и т.п.).

Организация подготовки и проведения проверки состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются свои задачи.

На организационно-подготовительном этапе определяется состав проверяющей комиссии, разрабатывается план проверки, изучается информация о работе обследуемой организации по выполнению плана, проводится инструктаж членов комиссии.

Этап проведения проверки начинается с представления коллективу, разъяснения целей обследования. После ознакомления с документацией внутреннего мониторинга исполнения плана проводятся беседы с ответственными исполнителями. Полезно, по возможности, присутствовать при осуществлении плановых мероприятий.

Знакомство с документами, беседы и наблюдения являются основанием для оценок членами комиссии. Эти оценки, а также рекомендации по корректировке процесса осуществления плана и, возможно, самих стратегических задач и действий сводятся в итоговый документ (справку), который представляется комиссией (после ознакомления с ним руководства проверявшейся организации) в инстанцию, организовавшую проверку.

Инстанция должна рассмотреть итоговые материалы и принять решение по результатам проверки хода осуществления плана.

Таким образом, мониторинг исполнения плана - это два взаимосвязанных процесса сбора информации, ее оценки и принятия решения по корректировке работы исполнителей и самого плана. Один процесс идет внутри органа (организации, учреждения), отвечающего за исполнение плана. Второй - вовне, со стороны контролирующего органа.

Внутренний, текущий мониторинг осуществляется на повседневной основе, и корректировки в пределах компетенции исполнительного органа вносятся оперативно. Внешний мониторинг осуществляется периодически вышестоящим органом в форме запрашиваемых им отчетов и инспекционных проверок.

8.5. Подведение итогов планового цикла

Заключительным этапом мониторинга осуществления стратегии развития и планового цикла в целом является подведение итогов по завершению исполнения плана. Однако при том, что очевидна необходимость оценить результаты проделанного в течение планового периода, зачастую этого не происходит. Причины могут быть разными, начиная от нежелания органов управления, несущих ответственность за разработку и осуществление плана, выносить сор из избы в случае неудач и кончая сменившимися приоритетами территориального органа управления образованием.

При правильной организации внутреннего и внешнего мониторинга подведение окончательных итогов технически не должно вызывать больших трудностей. Главные показатели исполнения плана определяются на основе оценки степени достижения плановых целей и задач, производимой на базе индикаторов достижения ожидаемых результатов, зафиксированных в плановом документе. По итогам оценки можно судить об эффективности осуществления стратегических приоритетов.

Если фактический результат отличается от запланированного (с учетом корректив, сделанных в ходе исполнения плана), то необходимо определить причину. Ее поиски нужны не только (и не столько) для оргвыводов, сколько для извлечения уроков, которые могут оказаться полезными при разработке новой стратегии развития.

Помимо эффективности следует определять и соответствие реальных затрат на реализацию плана запланированным. В большинстве случаев будет наблюдаться расхождение между реальными и плановыми затратами. И снова задача состоит не в том, чтобы кого-то наказать (хотя при необходимости это следует сделать), а в том, чтобы извлечь уроки на будущее.

Таким образом, подведение итогов текущего планового цикла одновременно становится началом нового цикла разработки стратегии развития территориальной системы образования.

Лев ФИШМАН, Валерий ДУДНИКОВ

Окончание в следующем номере