Продолжение. Начало в №№5-7, 9, 11-12, 14-16, 18-20, 21, 23-25, 28, 31, 33, 36, 38, 40, 41, 44-46, 48, 49 за 2006 год.

УЧЕБНЫЙ ЭЛЕМЕНТ №8.

ОРГАНИЗАЦИЯ МОНИТОРИНГА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ СТРАТЕГИИ РАЗВИТИЯ

Обратная связь

У специалистов в области теории управления есть такая шутка: программная траектория - это та единственная траектория, по которой движение ни в коем случае не будет происходить. Мы не можем предвидеть те случайные отклонения, которые могут возникнуть при исполнении плана, а потому нам придется все время минимизировать отклонения и, возможно, корректировать сам маршрут. Для этого необходимо иметь надежный механизм обратной связи, механизм, при помощи которого промежуточные результаты функционирования воздействуют на сам характер функционирования.

Как устроен механизм обратной связи? Это легко понять на примере управления кораблем. Вахтенный рулевой, имея проложенный на карте курс и планируемый график движения, постоянно сверяется с показаниями приборов (компаса и бортового компьютера, определяющего по спутнику координаты и скорость корабля) и при необходимости корректирует направление и скорость движения. Если требуются более серьезные корректировки (например, из-за надвигающегося шторма или поломки бортового оборудования), то на мостик вызывают капитана, который принимает необходимое решение.

Что же лежит в основе обратной связи? Информация. Информация о местонахождении и скорости движения корабля, функционировании его механизмов и т.д. Если мы не знаем, где находится и куда плывет корабль, то мы не можем принять решение о корректировке курса. Банальная мысль? Совершенно верно! Однако почему же столь часто в управлении образованием, ставя новые цели и задачи, руководители продолжают собирать информацию, которая практически бесполезна для корректировки движения по новому маршруту?

Мы декларируем цель максимального удовлетворения образовательных запросов учащихся и их родителей и собираем какую угодно информацию, кроме той, которая характеризует эти запросы. Мы ставим задачи повышения экономической эффективности нашей системы образования, но не имеем информации о затратах в сети образовательных учреждений и об изменении этих затрат. Если мы будем и дальше оставаться в подобной ситуации, то не сможем эффективно корректировать реализацию наших планов.

Основным способом осуществления обратной связи является мониторинг движения (в нашем случае реализации стратегического плана развития).

Поэтому с утверждением плана сама плановая деятельность не заканчивается. Его разработчики должны предусмотреть систему мониторинга исполнения плана, подразумевающую не только наблюдение за ходом его осуществления, оценку полученной информации с точки зрения качества процесса исполнения плана и перспектив достижения стратегических целей и задач, но и принятие решений о корректировке методов осуществления плана или внесении изменений в саму стратегию развития.

Таким образом, мониторинг включает в себя следующие виды управленческой деятельности (см. рис. 8.1):

систематическое наблюдение за ходом исполнения плана;

оценку ситуации на различных этапах его осуществления;

корректировку методов исполнения и/или содержания плана.

8.1. Информационное обеспечение

Центральную роль в организации учета и отчетности играет выбор системы конкретных показателей. При мониторинге исполнения плана развития такими показателями являются его цели, задачи, действия, предусмотренные ресурсы, сроки исполнения, показатели ожидаемых результатов.

8.1.1. Центральная роль матричной таблицы

В концентрированном виде эти показатели отражены в матричной таблице плана. Высокое качество матричной таблицы - необходимое условие для организации эффективного наблюдения за исполнением плана.

Матрица является также базой для разработки рабочих планов исполнителями, ответственными за осуществление отдельных плановых действий. Качество рабочих планов также во многом определяет результаты мониторинга. Для разработки рабочих планов рекомендуется использовать методику составления сетевого графика. Сетевой график упорядочивает действия по осуществлению плановых мероприятий в зависимости от их последовательности и длительности.

Разработка сетевого графика не имеет отраслевых различий, и исполнители могут воспользоваться одним из многочисленных пособий по прикладному менеджменту или соответствующей компьютерной программой. Что касается матричной таблицы стратегического плана, то за основу может быть взята форма таблицы, предложенная в предыдущем учебном элементе.

8.1.2. Потребители информации

Планируя информационное обеспечение мониторинга, необходимо определить, кто будет потребителем информации и порядок удовлетворения его запросов. Для этого предстоит ответить на следующие вопросы:

Кто запрашивает информацию?

Что запрашивается?

Когда запрашивается?

Как (в какой форме) информация должна быть представлена?

Почему (с какой целью) информация запрашивается?

Если разработчики плана не готовы ответить хотя бы на один из этих вопросов, то существует реальная угроза, что эффективность мониторинга будет подорвана из-за неопределенности требований, предъявляемых к его основе - наблюдению за ходом осуществления плана.

8.1.3. Требования к системе наблюдения

В целом к системе наблюдения за исполнением плана предъявляются следующие требования:

показатели учета и отчетности должны соответствовать планируемым показателям;

система учета должна быть предельно ясной и использовать простые натуральные и стоимостные показатели;

учет должен быть своевременным и оперативным;

система наблюдения должна быть максимально полной, т.е. охватывать все действия, предусмотренные планом;

данные учета и отчетности должны быть достоверными.

С некоторой долей условности можно различать два вида учета, связанного с мониторингом исполнения плана:

количественный и

качественный.

Количественный учет связан с объемными показателями выполнения плана. К нему можно отнести информацию о количестве осуществленных (неосуществленных) плановых мероприятий, расходовании плановых средств, затратах времени и т.д.

Качественный учет - это учет уровня и эффективности работы по осуществлению плана. Критерием в этом случае служит информация о продвижении к исполнению целей и ожидаемых результатов, определенных в плановом документе.

Поступающая информация должна обрабатываться и документироваться. Поскольку целью сбора информации является сравнение хода осуществления плана с зафиксированными в нем плановыми действиями и ожидаемыми результатами, то первоначальная матричная таблица плана может использоваться и для документирования информации о ходе выполнения плана. Такой прием создает наилучшие возможности для наглядного сравнения задуманного и реального и облегчает выполнение другой важной функции мониторинга - оценки сложившейся ситуации в выполнении плана.

8.2. Оценка

При мониторинге анализ информации производится для оценки хода осуществления плана. При этом оценка преследует двоякую цель:

определить адекватность процесса исполнения плана;

оценить достижимость плановых целей при существующих обстоятельствах.

Первая оценка относится главным образом к работе ответственных исполнителей плана. Вторая - к анализу ситуации, сложившейся на промежуточном этапе осуществления стратегического плана с точки зрения соблюдения сроков, вовлечения партнеров, наличия ресурсов, изменений внутренней и внешней деловой среды и ряда других параметров, от которых зависит получение конечных результатов.

Лев ФИШМАН, Валерий ДУДНИКОВ

Продолжение следует